Skilmálar

Eftirfarandi eru viðskiptaskilmálar Capacent ehf., kt. 521022-0350, sem almennt gilda um viðskipti milli félagsins og viðskiptavina þess. Skilmálarnir eru jafnframt hluti verksamnings, eins og við getur átt, milli aðila. Skilmálar þessir eru uppfærðir reglulega og þegar tilefni er til endurskoðunar.

Viðskiptaskilmálar

1. Almennt

1.1 Skilmálar þessir gilda um öll viðskipti Capacent og verkkaupa. Þeir eru hluti hvers verk- eða þjónustusamnings milli aðila. Hafi ekki verið gerður skriflegur samningur gilda skilmálarnir um viðskiptin eins og við getur átt.

1.2 Í skilmálum þessum merkir:

• Capacent: Capacent ehf., kt. 521022-0350.
• Verkkaupi: viðskiptavinur sem kaupir ráðgjöf eða þjónustu af Capacent.
• Samningur: verk- eða þjónustusamningur, tilboð eða verkbeiðni sem aðilar hafa samþykkt.
• Afurð: skýrslur, greiningar, kynningar, líkön og önnur verkskil sem Capacent afhendir verkkaupa.

1.3 Stangist samningur og skilmálar þessir á gengur samningurinn framar. Almennir innkaupaskilmálar verkkaupa gilda ekki nema Capacent hafi samþykkt þá skriflega.

2. Framkvæmd þjónustu

2.1 Capacent veitir ráðgjöf og þjónustu af fagmennsku og kostgæfni, í samræmi við samning og skilmála þessa.

2.2 Þjónusta er að jafnaði veitt kl. 09:00–17:00 á virkum dögum. Verkkaupi getur ekki krafist þjónustu utan þess tíma nema um það hafi verið samið.

2.3 Óski verkkaupi eftir vinnu utan hefðbundins vinnutíma reiknast 20% álag á dagvinnutaxta, nema um annað hafi verið samið.

2.4 Capacent velur starfsmenn til verka með tilliti til hæfni, menntunar og reynslu. Capacent er heimilt að skipta um starfsmenn í verki og tilkynnir verkkaupa um breytingar á lykilstarfsmönnum.

2.5 Capacent er heimilt að fela undirverktökum hluta verks. Capacent ber ábyrgð á vinnu undirverktaka eins og eigin vinnu, og þeir eru bundnir sömu trúnaðarskyldu og starfsmenn Capacent.

3. Upplýsingar og samstarf verkkaupa

3.1 Verkkaupi lætur Capacent tímanlega í té þær upplýsingar, gögn og aðgang sem þarf til að vinna verkið.

3.2 Verkkaupi ber ábyrgð á að upplýsingar sem hann veitir séu réttar og fullnægjandi. Capacent má byggja á þeim án sjálfstæðrar sannprófunar, nema um annað sé samið.

3.3 Capacent ber ekki ábyrgð á niðurstöðum, töfum eða tjóni sem rekja má til rangra, ófullnægjandi eða síðbúinna upplýsinga frá verkkaupa. Aukin vinna af þeim sökum er reikningsfærð samkvæmt verðskrá.

3.4 Ráðgjöf Capacent er grundvöllur ákvarðana verkkaupa. Verkkaupi ákveður sjálfur hvort og hvernig ráðgjöf er hrint í framkvæmd og ber ábyrgð á þeim ákvörðunum.

4. Trúnaður

4.1 Aðilar gæta trúnaðar um upplýsingar um rekstur, fjármál, viðskipti, starfsmenn og viðskiptavini hins aðilans sem þeir fá vitneskju um vegna viðskiptanna (trúnaðarupplýsingar). Trúnaðarupplýsingar má aðeins nota í þágu verksins.

4.2 Trúnaðarskyldan hvílir á Capacent sem félagi, starfsmönnum þess og undirverktökum. Starfsmenn og undirverktakar Capacent kunna að undirrita sérstaka trúnaðaryfirlýsingu.

4.3 Trúnaðarskyldan nær ekki til upplýsinga sem:

• eru eða verða almenningi aðgengilegar án þess að trúnaður sé rofinn,
• aðili hafði þegar undir höndum án trúnaðarskyldu,
• aðili aflar sjálfstætt eða fær frá þriðja aðila án trúnaðarskyldu, eða
• skylt er að veita samkvæmt lögum, dómsúrskurði eða ákvörðun stjórnvalds. Hinum aðilanum skal þá tilkynnt um afhendinguna sé það heimilt.

4.4 Trúnaðarskyldan helst eftir að samningssambandi aðila lýkur og eftir að starfsmaður lætur af störfum.

5. Persónuvernd

5.1 Aðilar fara að lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð (ESB) 2016/679 (GDPR).

5.2 Þegar Capacent vinnur persónuupplýsingar fyrir hönd verkkaupa er verkkaupi ábyrgðaraðili og Capacent vinnsluaðili. Aðilar gera þá vinnslusamning samkvæmt 28. gr. reglugerðarinnar áður en vinnsla hefst.

5.3 Verkkaupi lætur Capacent ekki í té persónuupplýsingar umfram það sem nauðsynlegt er vegna verksins.

5.4 Capacent vinnur upplýsingar um tengiliði verkkaupa sem ábyrgðaraðili, í samræmi við persónuverndarstefnu Capacent sem birt er á vef félagsins.

6. Hugverkaréttur

6.1 Capacent á allan hugverkarétt að aðferðum, líkönum, greiningarrömmum, sniðmátum, hugbúnaði og sérþekkingu sem félagið átti fyrir eða þróar í starfsemi sinni, þ.m.t. endurbótum sem verða til í verki (eigið efni Capacent).

6.2 Þegar verkkaupi hefur greitt fyrir verk að fullu öðlast hann ótímabundinn afnotarétt að afurðum verksins til eigin nota í starfsemi sinni. Rétturinn nær til eigin efnis Capacent að því marki sem það er hluti afurðar.

6.3 Verkkaupi má afrita og aðlaga afurðir til eigin nota og afhenda þær stjórn, endurskoðendum, ráðgjöfum og eftirlitsaðilum sínum. Honum er óheimilt að selja afurðir, framselja þær eða birta þriðja aðila í öðrum tilgangi án skriflegs samþykkis Capacent.

6.4 Gögn og efni sem verkkaupi leggur til eru áfram eign hans.

6.5 Óski verkkaupi eftir að eignast höfundarétt eða einkarétt að afurð skal um það samið sérstaklega.

6.6 Capacent er heimilt að nýta almenna þekkingu og reynslu sem verður til við verkið, án þess þó að nota trúnaðarupplýsingar verkkaupa.

7. Hugbúnaður

7.1 Kaupi eða leigi verkkaupi hugbúnað af Capacent, eða fyrir milligöngu félagsins, öðlast hann afnotarétt samkvæmt leyfissamningi en ekki eignarrétt.

7.2 Höfundaréttur að hugbúnaði er í eigu rétthafa hans samkvæmt höfundalögum nr. 73/1972. Framsal afnotaréttar til þriðja aðila er óheimilt nema leyfissamningur heimili það.

7.3 Um hugbúnað frá þriðja aðila gilda leyfis- og ábyrgðarskilmálar framleiðanda. Capacent ber ekki ríkari ábyrgð á slíkum hugbúnaði en framleiðandinn veitir.

7.4 Notkun hugbúnaðar skal ávallt vera í samræmi við ákvæði leyfissamnings.

8. Notkun gervigreindar

8.1 Capacent kann að nota gervigreindartól við vinnslu verka, t.d. við greiningu gagna, samantektir og textagerð.

8.2 Trúnaðarupplýsingar og persónuupplýsingar verkkaupa eru aðeins unnar í verkfærum sem Capacent hefur samið um með fullnægjandi trúnaðar- og öryggisskilmálum. Slík verkfæri mega ekki nota gögn verkkaupa til þjálfunar gervigreindarlíkana.

8.3 Starfsmenn Capacent yfirfara allar afurðir sem unnar eru með stuðningi gervigreindar, og Capacent ber ábyrgð á efni þeirra eins og annarri vinnu.

8.4 Verkkaupi getur óskað eftir því skriflega að tiltekin gögn séu ekki unnin með gervigreindarverkfærum.

9. Ráðningarbann

9.1 Á samningstíma og í 12 mánuði eftir að verki lýkur er verkkaupa óheimilt að ráða til sín, beint eða óbeint, starfsmann eða undirverktaka Capacent sem komið hefur að verki fyrir hann. Þetta gildir nema Capacent hafi veitt skriflegt samþykki.

9.2 Bannið nær ekki til ráðningar í kjölfar almennrar auglýsingar sem viðkomandi sækir um að eigin frumkvæði.

9.3 Brjóti verkkaupi gegn ákvæði þessu greiðir hann Capacent bætur sem nema þriggja mánaða heildarlaunum viðkomandi starfsmanns hjá Capacent.

10. Ábyrgð

10.1 Capacent ber ábyrgð á tjóni sem verkkaupi verður fyrir vegna saknæmrar háttsemi Capacent við veitingu þjónustu, með þeim takmörkunum sem greinir í þessari grein.

10.2 Capacent ber ekki ábyrgð á óbeinu eða afleiddu tjóni, svo sem rekstrartapi, tapi á hagnaði eða viðskiptavild, tapi á gögnum eða kröfum þriðja aðila.

10.3 Heildarbótaábyrgð Capacent vegna beins tjóns takmarkast við þá fjárhæð sem verkkaupi hefur greitt Capacent fyrir viðkomandi verk síðustu 6 mánuðum áður en tjónsatvik varð.

10.4 Takmarkanir í gr. 10.2 og 10.3 gilda ekki ef tjón er valdið af ásetningi eða stórfelldu gáleysi Capacent.

10.5 Capacent ber ekki ábyrgð á ákvörðunum verkkaupa eða afleiðingum þeirra, sbr. gr. 3.4, né á tjóni vegna óviðráðanlegra atvika, sbr. 11. gr.

11. Óviðráðanleg atvik

11.1 Hvorugur aðili ber ábyrgð á vanefnd sem rekja má til atvika sem hann ræður ekki við og mátti ekki sjá fyrir við samningsgerð (óviðráðanleg atvik, force majeure). Til slíkra atvika teljast m.a., en takmarkast ekki við, náttúruhamfarir, eldgos, farsóttir, stríð, verkföll, víðtækar bilanir í fjarskipta- eða raforkukerfum, aðgerðir stjórnvalda o.fl.

11.2 Aðili sem ber fyrir sig óviðráðanleg atvik tilkynnir hinum aðilanum það án tafar. Skyldur hans frestast meðan atvikin vara.

11.3 Vari óviðráðanleg atvik lengur en 60 daga getur hvor aðili sagt samningi upp með skriflegri tilkynningu. Óviðráðanleg atvik leysa verkkaupa ekki undan greiðslu fyrir þjónustu sem þegar hefur verið veitt.

12. Verð og kostnaður

12.1 Taxtar fyrir vinnu eru samkvæmt gildandi verðskrá Capacent hverju sinni, nema um annað sé samið. Verkkaupi getur ávallt fengið gildandi verðskrá afhenta.

12.2 Akstur innan höfuðborgarsvæðisins í þágu verkkaupa er innheimtur samkvæmt verðskrá. Akstur utan höfuðborgarsvæðisins er innheimtur samkvæmt almennu akstursgjaldi ferðakostnaðarnefndar ríkisins eins og það er á hverjum tíma.

12.3 Útlagður kostnaður Capacent í þágu verkkaupa, svo sem ferða- og gistikostnaður, er innheimtur með 10% álagi.

12.4 Capacent getur breytt verðskrá með eins mánaðar fyrirvara. Breytingar eru tilkynntar verkkaupa skriflega eða með tölvupósti og taka gildi um mánaðamót.

12.5 Breytingar á verðskrá hafa ekki áhrif á fast verð eða tilboð sem verkkaupi hefur þegar samþykkt, nema samningur kveði á um annað.

12.6 Virðisaukaskattur leggst á þóknun samkvæmt gildandi lögum og reglum hverju sinni.

13. Reikningar og greiðslur

13.1 Reikningar vegna fastra verk- og þjónustusamninga eru gefnir út í byrjun hvers mánaðar. Aðrir reikningar eru gefnir út jafnóðum. Reikningar eru sendir rafrænt nema um annað sé samið.

13.2 Gjalddagi reiknings er útgáfudagur hans og eindagi er 20 dögum eftir gjalddaga.

13.3 Sé reikningur ekki greiddur á eindaga reiknast dráttarvextir samkvæmt lögum nr. 38/2001 um vexti og verðtryggingu, frá gjalddaga til greiðsludags.

13.4 Verkkaupi greiðir kostnað sem hlýst af innheimtu vanskilakrafna, í samræmi við gildandi lög og reglur. Innborganir ganga fyrst til greiðslu dráttarvaxta og innheimtukostnaðar og síðan til greiðslu höfuðstóls.

13.5 Sé reikningur ógreiddur 14 dögum eftir eindaga er Capacent heimilt að stöðva vinnu fyrir verkkaupa þar til skuldin er greidd. Stöðvun er tilkynnt skriflega með 7 daga fyrirvara. Capacent ber ekki ábyrgð á töfum eða tjóni sem af stöðvuninni hlýst.

13.6 Athugasemdir við reikning skulu berast skriflega á netfangið info@capacent.is fyrir eindaga. Að öðrum kosti telst reikningurinn samþykktur.

13.7 Ágreiningur um hluta reiknings frestar ekki greiðslu þess hluta sem ekki er deilt um.

14. Uppsögn og riftun

14.1 Hvor aðili getur sagt upp ótímabundnum þjónustusamningi skriflega með þriggja mánaða fyrirvara, miðað við mánaðamót, nema samningur kveði á um annað.

14.2 Verkkaupi getur hætt við afmarkað verk með skriflegri tilkynningu. Hann greiðir þá fyrir vinnu sem unnin hefur verið fram að tilkynningu og fyrir kostnað sem Capacent hefur þegar stofnað til og verður ekki afturkallaður.

14.3 Hvor aðili getur rift samningi vegna verulegrar vanefndar hins, hafi vanefndin ekki verið bætt innan 14 daga frá skriflegri áskorun.

14.4 Hvor aðili getur rift samningi fyrirvaralaust með skriflegri tilkynningu ef bú hins aðilans er tekið til gjaldþrotaskipta, hann fær heimild til greiðslustöðvunar eða leitar nauðasamnings við lánardrottna sína.

14.5 Ákvæði um trúnað, hugverkarétt, ráðningarbann, ábyrgð og greiðslur gilda áfram eftir að samningi lýkur.

15. Breytingar á skilmálum

15.1 Capacent getur breytt skilmálum þessum. Gildandi útgáfa er birt á vef Capacent ásamt gildistökudegi.

15.2 Um verk sem þegar hefur verið samið um gilda skilmálar eins og þeir voru við samningsgerð, nema aðilar semji um annað.

15.3 Breytingar gilda um ótímabundna þjónustusamninga einum mánuði eftir að verkkaupa hefur verið tilkynnt um þær. Uni verkkaupi ekki breytingunum getur hann sagt samningnum upp áður en þær taka gildi, og gilda þá eldri skilmálar út uppsagnarfrestinn.

16. Lög og varnarþing

16.1 Um skilmála þessa og viðskipti aðila að öðru leyti en kveðið er á um í skilmálunum gilda íslensk lög eins og við getur átt.

16.2 Aðilar leitast við að leysa ágreining sín á milli með samkomulagi. Takist það ekki skal reka mál vegna ágreiningsins fyrir Héraðsdómi Reykjaness.